كيف اكتب محضر اجتماع ويكييديا، يعتبر محضر الاجتماع من أهم الأشياء التي يجب التحضير لها في نهاية الاجتماع، خاصة لأنها تساعد في عملية جمع كافة المعلومات التي تم طرحها خلال الاجتماع، من تعليقات وتوصيات مهمة والتي تكون موجزة، وهناك العديد من القواعد التي يجب اتباعها لكتابة محضر الاجتماع وكذلك إدراج العناصر الرئيسية في محضر الاجتماع.
تعريف محضر الاجتماعات العملية
تعد كتابة محضر الاجتماع بعد الاجتماع من الاختبارات الضرورية والرئيسية التي يجب على الموظف تقديمها بعد الاجتماع بكفاءة وفعالية وكفاءة عالية وتجنب الأخطاء التي قد تحدث عند تضمين المحتوى في المحضر، ومن الممكن العمل في تحديد السجل الاجتماعي كصحيفة يسجل فيها الشخص الحقائق والأقوال التي يناقشها. أثناء الجلسة، يتم توضيح التسجيل بمجموعة من الكلمات والصور والصوت أو الفيديو والصوت معًا، ويتم استخراج الاختصار المفيد لإعداد الدقائق منها.
شاهد ايضا: محضر اجتماع
عناصر محضر الاجتماعات العملية
يحتوي المحضر على مجموعة من العناصر الأساسية التي يعتمد عليها مؤلف المحضر على الخطوات والشكل الصحيحين لتحقيق الهدف الذي يسعى إليه بعد الاجتماع. يتم كتابة الدقائق دائمًا بصيغة الماضي. أهم عناصر الاجتماع هي:
- موعد الاجتماع.
- مكان الاجتماع.
- اسم المسؤول عن الاجتماع.
- المشرف على الاجتماع.
- أسماء المشاركة.
- عنوان الاجتماع.
- أهم ما تمت مناقشته خلال الاجتماع.
- الآراء والاقتراحات المقدمة في الاجتماع.
شاهد ايضا: إقرار تنازل عن خدمات العمالة المنزلية جاهز للتعبئة والتعديل 2022
كيف أكتب محضر اجتماع؟
كيفية كتابة محضر الاجتماع هناك مجموعة من الضوابط والقواعد التي تساعد الموظف في عملية كتابة المحاضر، خاصة لأنها تتطلب التحكم في اختيار الآراء والعناصر الأساسية المكتوبة في المحضر بشكل عام ويمكن كتابة المحاضر عبر:
- استعد للاجتماع بالورق والقلم.
- أدخل التاريخ والوقت بالضبط للاجتماع.
- أدخل أسماء المشاركين في الاجتماع.
- العمل على قراءة جدول أعمال الاجتماع للحضور والمواضيع التي تمت مناقشتها.
- يجب تقديم محضر الاجتماع السابق.
- الإيجاز في عملية تدوين الملاحظات والتفاصيل التافهة.
- العمل على إرفاق جميع التقارير والمذكرات المقدمة للاجتماع.
- اكتب المهام والتكاليف المطلوبة.
- اكتب آلية القرارات المتخذة.
- حدد تاريخ انتهاء الاجتماع واملأ البيانات المفقودة.
خطوات يجب مراعاتها عند صياغة الاجتماعات العملية
عند البدء في كتابة المحضر، يجب على الشخص تحديد مجموعة من القواعد والآفاق التي يتم أخذها في الاعتبار، خاصة لأنها تتطلب من الشخص أن يكون دقيقًا في الأداء ومراعاة بعض القضايا الرئيسية عند كتابة الاجتماع، و أهم الأشياء التي يجب مراعاتها عند الكتابة هي:
- جلس بجانب المدير.
- إدراج المقترحات وأسماء من يقدمها.
- اعمل على النقاط الرئيسية.
- لاحظ في زمن الماضي.
- يجب تجنب كتابة الآراء الشخصية أثناء الكتابة.
- تجنب التردد في إيقاف السماعة.
- تمت مراجعة النص لغويًا.
- احتفظ بالملف في مكان مخصص.
شاهد ايضا: لماذا لا يتم دفن حيوان الضبع إلا في وجود الشرطة و محضر قضائي ؟؟
محضر اجتماع Word
يبحث بعض الموظفين عن مجموعة من النماذج الجاهزة لإضافة تفاصيل الاجتماع حسب الحاجة، خاصةً لأنها تحتوي على عدد من النقاط الأساسية التي يجب إضافتها بشكل صحيح ويمكنك الحصول على نموذج نشرة Word بالنقر فوق هنا.
يذكر أن محضر الاجتماع له أهمية كبيرة ومهمة عند الإشارة إلى البيانات المقدمة خلال الاجتماع وقدمنا لكم في مقالتنا كيفية كتابة محضر الاجتماع.